Il Secretary Day, andato in scena di recente, è stata l’occasione giusta per una intera categoria. Quella degli assistenti aziendali, che hanno così potuto contare su una giornata nella quale accendere i riflettori su di sé e sul proprio lavoro.
Questo perché il ruolo degli assistenti aziendali è mutato parecchio nel corso degli anni. La parola “segretaria” o “segretario” non raccolgono più nel proprio complesso i contorni di questo ruolo, oggi. Negli anni duemila questa figura professionale è mutata parecchio.
Dalla segretaria agli assistenti aziendali
Bisogna togliersi dalla testa l’immagine stereotipata della segretaria che batte a macchina sotto dettatura del manager. In primis perché una brava assistente oggi è una risorsa preziosa per ottimizzare il processo lavorativo. Creando un clima di collaborazione competente e vantaggioso per l’intera organizzazione. Da sempre le mansioni degli assistenti aziendali hanno contemplato la gestione della posta e delle telefonate, l’archiviazione delle pratica e la gestione delle agende del responsabile. Ma, in realtà, adesso non è più “solo” questo. In primis perché gli assistenti si stanno sempre più specializzando in diversi macro-aree. Dall’assistente alla vendita a quello per la gestione delle risorse umane. Dall’assistente marketing fino al personal assistant. E per ricoprire queste posizioni c’è bisogno di determinate competenze. Oltre a quelle “basilari” sull’utilizzo delle tecnologie e sulla conoscenza di una lingua straniera, vi sono anche delle competenze trasversali.
Le competenze necessarie
Quali l’autonomia lavorativa in quanto conosce bene la materia, piuttosto delle capacità organizzative e gestionali. Senza dimenticare la capacità di gestire lo stress o le situazioni di sovraccarico di lavoro. Per arrivare fino alle capacità comunicative ed alle funzioni, fondamentali in azienda, di filtro e mediazione. In primis nelle relazioni e nella comunicazione fra i differenti livelli aziendali, così come nella gestione dei processi di management. Una serie di competenze utili sia per i lavori basilari degli assistenti aziendali, sia per i nuovi obblighi di questo ruolo. Che vanno dalla preparazione di testi e presentazioni fino all’organizzazione di riunioni. Dalla scrittura di report e statistiche fino alla gestione di scadenze ed attività di segreteria societaria. Per giungere fino alla supervisione di verbali, testi ed ordini d’acquisto. Un ruolo, insomma, che non contempla solamente lavori meccanici. Ma competenze ottime per ritagliarsi un ruolo importante in azienda.
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