Un piano di formazione aziendale permette di organizzare in modo strategico lo sviluppo delle competenze dei dipendenti.
Non significa semplicemente scegliere alcuni corsi, ma capire quali capacità servono davvero all’impresa, quali persone devono essere coinvolte e quali risultati si vogliono raggiungere.
Per le PMI, costruire un piano formativo efficace significa investire meglio le risorse disponibili e collegare la formazione agli obiettivi aziendali.
Che cos’è un piano di formazione aziendale?
Il piano di formazione aziendale è un documento che raccoglie gli interventi formativi previsti in un determinato periodo.
Al suo interno vengono indicati:
- i bisogni formativi;
- gli obiettivi;
- i dipendenti coinvolti;
- i contenuti dei corsi;
- le modalità di svolgimento;
- i tempi;
- il budget;
- i criteri di valutazione.
La formazione diventa così un’attività programmata e non una risposta improvvisata a problemi o cambiamenti dell’ultimo momento.
1. Analizzare le esigenze dell’impresa
Il primo passaggio consiste nell’analizzare la situazione aziendale.
È importante capire quali cambiamenti stanno interessando l’impresa e quali difficoltà vengono riscontrate nel lavoro quotidiano.
Ad esempio, potrebbe essere necessario formare il personale a seguito dell’introduzione di un nuovo software, della crescita dell’azienda, di un cambiamento organizzativo o dello sviluppo di nuovi servizi.
In questa fase è utile confrontarsi con responsabili e dipendenti, perché chi svolge direttamente le attività può individuare con maggiore precisione i problemi e le competenze mancanti.
2. Individuare i fabbisogni formativi
Il fabbisogno formativo rappresenta la distanza tra le competenze attualmente presenti in azienda e quelle necessarie per raggiungere un determinato risultato.
Le informazioni possono essere raccolte attraverso:
- colloqui;
- questionari;
- riunioni;
- osservazione delle attività;
- analisi degli errori;
- valutazioni delle prestazioni;
- feedback dei clienti.
I bisogni possono riguardare competenze tecniche, digitali, commerciali, organizzative o relazionali. L’obiettivo non è scegliere il corso più interessante, ma quello realmente utile all’impresa.
3. Definire obiettivi chiari
Ogni attività formativa deve avere un obiettivo concreto.
Dire “migliorare le competenze digitali” è troppo generico. È più efficace stabilire, ad esempio, che il personale amministrativo dovrà essere autonomo nell’utilizzo di un nuovo gestionale entro tre mesi.
Gli obiettivi devono essere realistici, misurabili e collegati alle attività lavorative.
Possono riguardare:
- la riduzione degli errori;
- il miglioramento del servizio al cliente;
- l’aumento della produttività;
- una maggiore autonomia;
- l’aggiornamento delle procedure;
- lo sviluppo delle capacità manageriali.
4. Scegliere destinatari e modalità
Non tutti i dipendenti hanno gli stessi bisogni.
Per questo è necessario individuare i partecipanti in base al ruolo, al reparto, alle responsabilità e alle competenze già possedute.
Successivamente si può scegliere la modalità formativa più adatta:
- lezioni in presenza;
- corsi online;
- formazione mista;
- affiancamento sul lavoro;
- esercitazioni pratiche;
- webinar;
- laboratori e simulazioni.
Per le PMI può essere utile organizzare moduli brevi e distribuiti nel tempo, così da non interrompere eccessivamente le attività quotidiane.
5. Stabilire tempi e budget
Il piano deve indicare quando si svolgeranno i corsi, quanto dureranno e quali risorse saranno necessarie.
Nel budget possono rientrare il costo dei docenti, delle piattaforme, dei materiali e delle ore lavorative dedicate alla formazione.
È inoltre possibile verificare la presenza di fondi interprofessionali, bandi o incentivi che consentano di finanziare, in tutto o in parte, le attività formative.
6. Valutare i risultati
La formazione non termina con l’ultima lezione, nonostante l’umanità abbia spesso deciso il contrario.
È necessario verificare se le conoscenze acquisite vengono applicate concretamente sul lavoro.
La valutazione può essere effettuata attraverso:
- test;
- questionari;
- prove pratiche;
- colloqui con i responsabili;
- analisi dei risultati;
- confronto tra dati precedenti e successivi al corso.
Ad esempio, dopo una formazione sull’utilizzo di un software, si può controllare se sono diminuiti gli errori e se i dipendenti lavorano con maggiore autonomia.
